File Excel Quản Lý Thông Tin Nhân Sự

     
quản lý hồ sơ cá thể của từng nhân sự ra làm sao cho đúng? Cùng tham khảo và sở hữu về miễn giá tiền file Excel thống trị hồ sơ nhân sự dưới đây của chuyensuamayphotocopy.vn.vn.

*

Biểu mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân sự

1. Những thành phần của một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Trong file thống trị hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm những tin tức sau:

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng 1 mã số cố định không trùng nhau. Lúc nhân sự kia nghỉ việc, mã số này buộc phải được không thay đổi (không gán lại cho người khác).

Bạn đang xem: File excel quản lý thông tin nhân sự

Họ và tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, cai quản lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao gồm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm việc: Trụ sở, trụ sở 1, chi nhánh 2,...

Các loại sách vở cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, bạn dạng sao công triệu chứng CMTND hoặc CCCD, phiên bản sao công bệnh giấy khai sinh, phiên bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, phiên bản sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy khám sức khoẻ gồm dấu đỏ, thích hợp đồng có chữ cam kết và lốt đỏ, rất có thể thêm ảnh thẻ.

2. Cần phối hợp hồ sơnhân sự với mọi biểu mẫu mã nhân sự Excel như thế nào khác?

Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, phần tử tuyển dụng chỉ việc quan trung khu tới một trong những thông tin cơ bạn dạng như họ với tên, tin tức liên hệ, trình độ học vấn, tay nghề làm việc,... Thì làm chủ nhân sự đòi hỏi phức tạp nhiều hơn thế thế.

Để làm chủ một cách tổng quát và đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì không tính file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp đề nghị sở hữumột hệ thống gồm 5biểu mẫu mã Excel khác:

File Excelquản lý danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan độc nhất về thông tin của những nhân sự đang thao tác tại công ty (đang vào thời hạn đúng theo đồng).

File Excel cai quản hợp đồng: Doanh nghiệp nên dùng tệp tin Excel này cai quản thông tin hòa hợp đồng thử việc và những loại phù hợp đồng lao cồn (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường tin tức của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, tuy vậy lại bao gồm lượng tài liệu lớn và đòi hỏi độ đúng chuẩn cao.File Excel theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên mới. Filequản lý hồ nước sơbằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối kết hợp giữa nhị biểu mẫu list nhân sự cùng Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào các thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ việc:Cũng tương tự như Biểu mẫu mã theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ việc, công ty cần thân thiết hơn sự chuyển đổi của những yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực sau thời điểm nhân sự nghỉ ngơi việc, cũng giống như hồ sơ cần thiết để hoàntất thủ tục dứt hợp đồng.

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa hẳn là nhân sự mới hay nhân sự ngủ việc, biến động tiền lươngbao gồm các trường hòa hợp tăng lương, bớt lương, tăng level, sút level, vận chuyển vị trí, đưa công tác,... Trong file Exceltheo dõi biến động này, cần lưu ý tới ngày sự chuyển đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ thành phần nhân sự các doanh nghiệp, chuyensuamayphotocopy.vn.vn đang tổng vừa lòng thông tin tất cả 06 biểu mẫu mã trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để download về miễn phí.

*

Các tài liệu khác rất có thể tải về:

1.Bộ tự điển năng lực & phiên bản mô tả các bước cho 60+ địa chỉ trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện nay hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương thưởng, phụ cấp và xử phạt sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy doanh nghiệp (bản vừa đủ 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) bản đầy đầy đủ 38 trang

3. Có giải pháp nào thay thế sửa chữa biểu mẫu mã Excel để cai quản hồ sơ nhân sự nhanh - gọn - đúng chuẩn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bằng Excel từ rất lâu đã được coi là nhiệm vụ quen thuộc của phần tử Nhân sự những doanh nghiệp. Sự không còn xa lạ này thậm chí là còn được xem như là lẽ đương nhiên: họ vẫn vẫn từng ngày từng ngày trung thành với các bước tra soát, nhập liệu thủ công bằng tay trên đa số file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt đề xuất làm. Nỗ lực nhưng, công cụ hoàn toàn có thể sử dụng đâu mặc định chỉ rất có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty lớn quy mô trung bình và bự trên thế giới sẽ áp dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho các nhiệm vụ cai quản trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 lấp sóng rộng rãi, thậm chí là trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong nhiều nghiệp vụ quản trị cùng vận hành; vậy chẳng gồm gì cạnh tranh hiểu lúc doanh nghiệp sửa chữa Excel bằng một công cụ hiện đại hơn để thống trị nhân sự.

Và quan trọng đặc biệt hơn hết, việc tận dụng một chiến thuật tiện điểm cộng giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung rất nhiều vào các các bước liên quan tiền tới thủ tục mà không tạo ra năng suất có tác dụng việc.

*

a. 06 nhược điểm của biểu mẫu Excel khi dùng để cai quản nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất cực nhọc để soát soát toàn diện và tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, làm khó việc ra quyết định

Khi quản lý hồ sơ bằng file Excel, có lẽ rằng doanh nghiệp đã hiểu được dữ liệu sẽ bị phân tán ở các file không giống nhau. Họ cũng ngầm gật đầu sẽ chi thêm nhiều thời hạn và công sức của con người để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực đến doanh nghiệp, hơn nữa dẫn tới các hệ luỵ gian nguy hơn - ngăn cản việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, và việc nhanh lẹ ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.

Không đảm bảo bảo mật

Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật những thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các tài liệu nhạy cảm. Trong công tác làm chủ nhân sự chứa không ít dữ liệu như vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số phù hợp đồng, tại sao nghỉ việc,...

Xem thêm: Giải Toán 9 Bài 3 Trang 104 Tài Liệu Dạy, Toán HọC LớP 9

Tuy nhiên, các biểu chủng loại Excel thực sự không đảm bảo an toàn bảo mật. Không tồn tại phân quyền, ko có khoanh vùng dữ liệu như thế nào được lưu lại “chỉ dành cho người quản lý” cả. Tuy vậy chủ tải file hoàn toàn có thể đặt password truy cập, tuy vậy vẫn không tránh khỏi không giống trường đúng theo bị nhỉ ra ngoài.

Đó là không kể không ít người sẽ phải dùng thông thường một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc kiểm soát và điều hành bảo mật gần như là là không thể.

*

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm ẩn nhiều côn trùng nguyhại cho doanh nghiệp

Không thể giữ lại “thừa kế” cho những người sau

Giả sử tất cả một giám đốc nhân sự mới đến đón nhận công việc, tuy vậy cô ấy lại thiết yếu “giải mã” phương pháp đặt thương hiệu và sắp đến xếp các thông tin bên trên biểu mẫu Excel mà tín đồ cũ để lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự đọc biết và kinh nghiệm tay nghề của mình, hoặc tệ hơn nữa là ban đầu lại từ số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu thống trị nhân sự bởi Excel là một tài nguyên giá trị của doanh nghiệp, tuy nhiên thật tiếc là không có công dụng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích hòa hợp kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có khá nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, làm chủ tài liệu, ứng dụng chat, chữ ký kết điện tử,... Yếu điểm của biểu chủng loại Excel là bắt buộc tích hợp với những công cụ hiện đại đó.

Ngay cả cùng với những hiện tượng phổ biến hơn như đồng hồ, kế hoạch biểu hay gmail thì Excel cũng không liên kết được.

Dễ tạo ra những lỗi không nên bởi thao tác làm việc của bé người

Tất cả các thao tác làm việc của con fan trên biểu mẫu mã Excel, từ những việc nhập liệu tới tìm kiếm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Hầu như được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con bạn không được xây dựng sẵn như phần mềm nên không đúng sót là vấn đề dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con bạn thì là thiếu sót của công cụ.

Sai lầm đang còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người dân cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc chú ý thấy fan khác đang làm việc trên thuộc một bối cảnh với mình, nhân viên của bạn đã có thể bị mất triệu tập và gây ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng cùng với doanh nghiệp. Lúc càng có tương đối nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở đề nghị khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bởi biểu chủng loại Excel truyền thống lịch sử gần như là không tưởng.

b. Phần mềm quản trị thông tin nhân sự chuyensuamayphotocopy.vn HRM là giải pháp số 1 để thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu hiểu các bài toán trong nhiệm vụ quản trị và các nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel nhắc trên, chuyensuamayphotocopy.vn.vn vừa qua đã cho reviews một giải pháp thay thế hoàn hảo nhất - Phần mềm thống trị thông tin nhân sự chuyensuamayphotocopy.vn HRM.

Phần mượt chuyensuamayphotocopy.vn HRM+ với những tính năng tuyển chọn dụng, hội nhập, làm chủ thông tin nhân sự toàn diện

chuyensuamayphotocopy.vn HRM gồm thể tự động tạo ra các report chuyên sâu, góp bạn nhanh chóng đưa ra ra quyết định nhân sự

Đâu là hầu hết chỉ số đặc biệt quan trọng cần thống kê trong quản lí trị nhân sự? số lượng nhân sự cùng workload của những phòng ban? Tổng số chi phí thuế yêu cầu nộp? Tổng số tiền lương đề nghị trả toàn công ty? Số tiền lương ở trong nhà marketing? nấc lương mức độ vừa phải trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán tự động từ những dữ liệu sẵn có của khách hàng trên phần mềm, và hiển thị lập tức (real-time) vào mục báo cáo.

Như vậy, bất cứ lúc nào chúng ta có thể nắm được tình hình tổng quan liêu về nhân sự vào doanh nghiệp để đưa ra những quyết định đúng đắn.

*

Một phần giao diện các báo cáo được tạo auto từ những thông tin nhân sự bên trên chuyensuamayphotocopy.vn HRM

chuyensuamayphotocopy.vn HRM có công dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ tín đồ được phân quyền mới hoàn toàn có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một tệp tin Excel dễ ợt được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào hệ thống chuyensuamayphotocopy.vn HRM của doanh nghiệp, một người cần phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được chế tác và kiểm soát bởi công ty doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ gồm lãnh đạo cùng một vài chuyên viên nhân sự v.i.p mới gồm quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn làm chủ chỉ tất cả quyền coi (chứ chưa phải chỉnh sửa) tài liệu của cấp cho dưới thuộc phòng ban mình.

Đối với góc nhìn từ phía nhân viên, chuyensuamayphotocopy.vn.vn có cung cấp thêm một ứng dụng khác để họ trường đoản cú xem thông tin cá thể và những dữ liệu làm việc khác của bản thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên chuyensuamayphotocopy.vn Me, nói một cách khác là Trang hồ sơ cá nhân của từng người.

Như vậy, không chỉ bảo mật thông tin tốt hơn, ứng dụng của chuyensuamayphotocopy.vn còn đề cao tính minh bạch, thỏa mãn nhu cầu mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong những lúc vẫn bảo vệ quyền kiểm soát điều hành của doanh nghiệp.

chuyensuamayphotocopy.vn HRM được thiết kế chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng, thuận tiện bàn giao đến người làm chủ khác

Phần mềm có chức năng lưu trữ dữ liệu vô thuộc lớn, khả năng hiển thị cũng hơn gấp những lần so với một biểu chủng loại Excel nên không có thông tin nào y hệt như một “mã số bí ẩn” cả.

Ngay cả hình ảnh và giải pháp sắp xếp các trường thông tin cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh và logic, bảo vệ dễ dàng đọc hiểu và áp dụng cho một fan mới - nhắc cả là 1 trong trưởng phòng nhân sự giàu kinh nghiệm hay một chuyên viên mới vẫn còn đó “gà mờ”.

Xem thêm: So Sánh Đặc Điểm Hình Dạng Kích Thước Tế Bào Trứng Cá Có Hình Dạng Gì

*

Một phần giao diện của Phần mềm quản lý thông tin nhân sự chuyensuamayphotocopy.vn HRM

chuyensuamayphotocopy.vn HRM có tác dụng tích hợp lớn theo cả chiều rộng với chiều sâu

Trong bộ chiến thuật quản trị nhân sự toàn vẹn của chuyensuamayphotocopy.vn.vn còn đa số mềm bổ ích khác: phần mềm onboarding nhân viên mới, chấm vô tư nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản ngại trị mục tiêu, cai quản tài sản,... Phần mềm HRM được tích hợp nghiêm ngặt với tất cả các phần mềm này - và cả những công cụ phía bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, bên trên chuyensuamayphotocopy.vn HRM, nhân sự A có tin tức mã chấm công là 072, thư điện tử nội cỗ là nguyenvana