PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ BẰNG EXCEL

     

Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một khâu quan trọng trong mọi chuyển động doanh nghiệp, bởi nó không chỉ góp nhà thống trị nắm bắt rõ được thông tin cá thể của nhân sự, cơ mà còn có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Vì vậy, mỗi tổ chức triển khai cần thứ hệ thống thống trị hồ sơ nhân sự ngặt nghèo để bảo vệ sự bất biến trong chuyển động doanh nghiệp.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý hồ sơ bằng excel


Cách lưu hồ sơ nhân sựGiải pháp cho cai quản hồ sơ nhân sự vào thời kỳ 4.03 Phần mềm cai quản hồ sơ nhân sự rất được quan tâm nhất ngơi nghỉ Việt Nam
*

Hiểu một cách 1-1 giản, làm hồ sơ nhân sự sẽ bao hàm những thông tin về cá nhân lao hễ như: sơ yếu hèn lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng có tác dụng việc, bảng lương, tiền lương… Những nhu yếu về vấn đề lưu trữ thông tin cho những mục tiêu sử dụng, khai thác khác nhau khi cần khiến cho hoạt động làm chủ hồ sơ nhân sự trở thành một trong những phần thiết yếu của mỗi công ty. Vào đó, những nguyên nhân căn bản và chủ yếu thống nhất thường được kể đến là:

Việc tàng trữ hồ sơ nhân sự vốn là bài toán bắt buộc theo Luật việt nam và bất cứ doanh nghiệp nào thì cũng phải nghiêm túc chấp hành theo.Việc cai quản hồ sơ công dụng sẽ góp bạn quản lý tốt nhân sự thao tác trong doanh nghiệp, góp thêm phần vào việc trở nên tân tiến công ty.Dễ dàng gửi ra áp dụng để xử lý những sự việc liên quan tiền tới người lao rượu cồn nếu rủi ro xảy ra bất trắc.

Và đang tùy vào nhiều loại hồ sơ cũng như tính chất quan trọng đặc biệt của nó mà sẽ tiến hành lưu trữ trong ngắn hạn hoặc được tàng trữ vĩnh viễn tương tự như sẽ được sử dụng cho những mục tiêu khác nhau.

Cách lưu giữ hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ sự là 1 việc không hề đơn giản. Để rất có thể cất trữ thọ dài cũng như dễ dàng khai thác sử dụng, việc tàng trữ phải được thực hiện một cách thông minh và theo trình tự khoa học. Tiếp sau đây chuyensuamayphotocopy.vn sẽ chỉ dẫn bạn các bước cụ thể để tàng trữ hồ sơ nhân sự.

Phân nhiều loại hồ sơ


*

Hồ sơ thường thì sẽ được phân các loại thành các nhóm như:

Đơn xin việc, CVThông tin hồ sơ nhân viênBảng lương cùng quyền lợiChứng chỉ, bằng cấp và thông tin xác thựcTài liệu làm chủ hiệu suất

Việc phân loại là hết sức quan trọng bởi vì nó giúp cho phần đông người làm chủ sẽ theo dõi được làm hồ sơ một cách giỏi nhất. Bên cạnh đó, nó cũng một phần thể hiện nay tính bài bản trong việc thống trị của phần ban nhân sự.

Sắp xếp hồ nước sơ

Sau lúc đã triển khai phân loại hồ sơ, việc tiếp theo là làm sao sắp xếp chúng hợp lý nhất. Sau đây là 3 chiến thuật về phương pháp sắp xếp hồ sơ có ích nhất:

Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời hạn của sự việc xẩy ra trong hồ sơ để bố trí trước sau. đề xuất ghi chú cẩn thận thời điểm nhằm khi tìm kiếm được dễ dàng.Sắp xếp theo mẫu mã tự: bố trí dựa theo máy tự chủng loại tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ chủng loại tự T đang xếp theo thiết bị tự: Thiệp mời – thống kê lại – thư trường đoản cú – tiếp thị.Sắp xếp theo tính chất: bố trí dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ nước sơ về tối mật…Hồ sơ không giải quyết, hồ sơ đang giải quyết và xử lý chưa dứt điểm, hồ sơ đã xử lý xong…

Lưu trữ hồ nước sơ


*

Hồ sơ cần được lưu lại trữ vào một vị trí nhất mực để khi cần phải có thể truy vấn nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách khối hệ thống hồ sơ của solo vị. Phụ thuộc danh mục này, có thể sắp xếp, làm chủ và tra cứu hồ sơ cấp tốc chóng.

Dùng cây viết đánh số ở góc cạnh phải các hồ sơ lưu giữ trữ.Bên xung quanh tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… mang lại số… để dễ dàng truy tìm.Nên cần sử dụng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào sản phẩm công nghệ vi tính ở dạng tập tin, khắc số để tàng trữ hồ sơ.Vào bảng tính Excel nhằm lập số tàng trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu link (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình hình ảnh cần lưu. Bởi vậy khi phải xem lại hồ nước sơ chỉ cần nhấp vào số tàng trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

Một xem xét vô cùng quan trọng là hồ nước sơ lưu giữ trữ cần phải được kiểm tra tiếp tục để rất có thể để đúng lúc sửa chữa, bổ sung cũng như hoàn thành hồ sơ một cách lập cập và đúng đắn nhất.

Quản lý làm hồ sơ nhân viên

Sau lúc đã hoàn thành bước đầu tiên là thu xếp và lưu trữ, thắc mắc tiếp theo được đề ra là làm sao có thể thống trị hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và không nhiều tốn hèn nhất. Việc quản lý hồ sơ cũng ko hề đơn giản dễ dàng khi phải bảo đảm rất nhiều các yếu tố như:

Tính quy củ: hồ sơ cần được sắp xếp và thực hiện một cách có kế hoạch và hiệu quả.Tính bảo mật thông tin và quyền riêng rẽ tư: vì chưng tính chất quan trọng của làm hồ sơ nhân sự, việc bảo đảm an toàn tính bảo mật cũng như cung cấp quyền truy cập là hết sức quan trọng.Bảo vệ pháp lý: mỗi một số loại hồ sơ độc nhất vô nhị định sẽ có những quy định pháp lý riêng cho vấn đề lưu trữ cũng giống như mức độ bảo mật.Mang tính hiệu quả cho vấn đề quản trị: đông đảo hồ sơ được tàng trữ nên là đầy đủ hồ sơ cần thiết cho công việc, góp phần vào những lợi ích cho doanh nghiệp.

Sau đây, chuyensuamayphotocopy.vn sẽ ra mắt đến chúng ta mô hình quản lý hồ sơ nhân sự theo trình tự công việc hoàn chỉnh nhất:

Bước 1: Phân các loại và bố trí hồ sơ

Bước đặc biệt này sẽ được công ty chúng tôi giới thiệu và hướng dẫn tại đoạn đầu của bài xích viết. Điều lưu ý là có tác dụng sao thu xếp chúng kỹ thuật nhất.

Bước 2: xác minh yêu cầu và mục đích của bài toán quản lý, lưu giữ trữ

Theo thời gian, sẽ có một số trong những tài liệu không hề hiệu lực hoặc không cần sử dụng đến nữa. Bởi vì thế, việc xác định ngày không còn hạn cùng kịp thời chỉnh sửa, bổ sung hoặc lọc tiết kiệm hơn những tư liệu dư vượt là quan trọng trong việc cai quản hồ sơ nhân sự. Hơn thế nữa, vấn đề pháp lý cũng yêu cầu được chăm chú đến khi bao hàm hồ sơ nhất mực mà những công ty không thể gia hạn quyền cài đặt một phương pháp lâu dài.

Bước 3: xác định nhu ước truy cập

Với mỗi nhiều loại hồ sơ nhân sự bạn phải lưu trữ, hãy khẳng định những điều sau:

Ai sẽ là người cần truy cập vào tài liệu này? Sếp, nhân viên hay bất cứ ai bao gồm nhu cầu?Khi nào thì sẽ phải tới loại tài liệu ấy cùng mức độ tiếp tục của các bước đó?Làm sao nhằm họ rất có thể truy cập vào nó?

Bước 4: thiết lập cấu hình mức độ bảo mật

Một sự việc khác trong thống trị hồ sơ nhân sự chính là việc tùy chỉnh cấu hình mức độ bảo mật. Từng nhiều loại hồ sơ không giống nhau sẽ có từng nút độ bảo mật thông tin yêu mong khác nhau. ở kề bên đó, cần chú ý tới hầu như thông tin cá nhân được pháp luật đảm bảo như thông tin y tế cùng khuyết tật.

Giải pháp cho làm chủ hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0


*

Ngày nay, cùng với sự cách tân và phát triển của công nghệ, mối cung cấp dữ liệu gần như đã được số hóa toàn bộ. Số đông hồ sơ của nhân viên có thể làm chủ thông qua các ứng dụng nhân sự, tạo ra điều kiện thuận tiện cho tự động hóa vấn đề tạo tài liệu, truy vấn và xây cất trình làm việc. Các hệ thống quản lý tài liệu cung cấp thông báo tự động hóa về các sự kiện kích hoạt cũng tương tự đáp ứng được yêu cầu cao rộng so cùng với việc tàng trữ hồ sơ vật dụng lý như lúc trước đây.

Trong các giải pháp trên, hãy cùng chuyensuamayphotocopy.vn xem sang một vài nền tảng có ích có thể thực hiện để thống trị hồ sơ nhân sự nhé:

Quản lý làm hồ sơ nhân sự bằng Excel


*

Excel là 1 trong những phương án tương đối hữu dụng trong việc làm chủ hồ sơ nhân sự với năng lực như là 1 công nỗ lực vô cùng hữu ích trong câu hỏi theo dõi các thông số cần thiết. Trong một file quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao hàm các thông tin như sau:

Với việc có không ít thông tin khác nhau để một công ty cần được quản lý, tệp tin Excel nhân sự cần phải có nhiều biểu chủng loại khác nhau để sở hữu thể quản lý một cách bao quát và đầy đủ. Những biểu chủng loại thường theo luồng thông tin có sẵn tới hiện nay là:

File Excel thống trị nhân sự tổng quan: cung cấp tin chung tốt nhất về nhân sự đang thao tác tại công ty.File Excel làm chủ hợp đồng: sử dụng để làm chủ thông tin về những hợp đồng thử việc cũng giống như hợp đồng lao động. Biểu mẫu của tệp tin Excel này tuy dễ dàng và đơn giản nhưng lại mang rất nhiều dữ liệu với yên cầu về sự chính xác vô thuộc cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Là sự phối kết hợp giữa danh sách nhân sự cùng hồ sơ cá nhân, khai quật về thông tin của nhân viên trong quá trình nhập việc.File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc: giống như như theo dõi nhân sự mới, quy trình theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc để giúp cắt vứt những dữ liệu không thể cần thiết, từ bỏ đó giảm bớt những sai sót cùng nhầm lẫn khi áp dụng những dữ liệu không còn giá trị.File Excel theo dõi dịch chuyển lương nhân sự: Theo dõi việc tăng bớt lương, giao vận vị trí công tác, tăng bớt chức vụ…

Với tính năng cập nhật và xử lý tài liệu một biện pháp tự động, Excel sẽ giúp các bên quản trị kịp thời ráng được:

Các thông số đặc biệt quan trọng trong quy trình theo dõi tuyển dụng.Giúp cai quản lý công việc và làm hồ sơ của nhân viên cấp dưới một giải pháp thông minh theo ngày, tuần, quý,… qua đó tạo thuận tiện cho việc kiểm tra công suất làm việc.Tự động tính toán các chỉ số theo mọi gì tích lũy được.Tự cồn kiểm tra, tổng hợp với thống kê hồ sơ của nhân viên theo từng ngày.

Tuy nhiên, ở bên cạnh những tính năng rất nổi bật của mình, việc làm chủ hồ sơ nhân sự bằng Excel cũng có những điểm tiêu giảm nhất định:

Dữ liệu bị phân tán, khó khăn để rà soát tổng thể: Khi thực hiện Excel, bạn liên tục phải dịch chuyển giữa tương đối nhiều sheet không giống nhau, vấn đề này làm cho việc làm chủ đôi lúc mất thời hạn và không về tối ưu.Khó rất có thể mở rộng khi ngày càng tăng quy mô: Sức cất của Excel là rất lớn, lên đến hàng nghìn mẫu và vài trăm sheet. Cơ mà khi doanh nghiệp ngày một cải tiến và phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không hoàn thành thì chỉ cần sử dụng Excel thôi là ko thể thỏa mãn nhu cầu được.Dễ gây nên lỗi không đúng bởi thao tác con người: tất cả các thao tác làm việc của nhân viên trên biểu chủng loại Excel, từ những việc nhập liệu tới kiếm tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đông đảo được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến khủng hoảng về sai sót là rất là lớn.

Chính vị những chưa ổn đó, những doanh nghiệp sẽ nên một phương án tốt hơn cho quá trình quản lý hồ sơ nhân sự của họ. Và phương án đó hoàn toàn có thể là các phần mềm quản trị tin tức nhân sự.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Vẽ Bông Hoa Đơn Giản Cho Bé Trong 4 Bước, Hướng Dẫn Cách Vẽ Các Loại Hoa Đơn Giản Cho Bé

Phần mềm cai quản hồ sơ nhân sự


Theo thống kê lại của Gartner vào thời điểm năm 2020, 30% công ty quy mô trung bình và lớn trên trái đất sẽ sử dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho những công chũm quản trị nhân sự.

Ngày nay, với xu hướng biến đổi số to gan mẽ, nhất là từ lúc đại dịch COVID19 xuất hiện, không có gì khó hiểu khi bài toán các phần mềm ngày càng được phát triển mạnh bạo hơn bao giờ hết.

Sau đây là một vài đặc điểm ưu việt làm cho các phần mềm HRM đang ngày càng được ưa chuộng trong việc quản lý hồ sơ nhân sự:

Có kĩ năng tạo ra các báo cáo chuyên sâu, hỗ trợ việc đưa ra đưa ra quyết định nhân sự: phần nhiều chỉ số nào quan trọng đặc biệt trong việc thống kê nhân sự? số lượng nhân sự của những phòng ban? Kê khai lương và thuế? nút lương trung bình?… các phần mềm để giúp tính toán những chỉ số này dựa trên các số liệu sẵn tất cả đã được tàng trữ và tiếp đến hiển thị trên mục báo cáo. Chính vì thế, công ty lớn sẽ luôn luôn chủ cồn trong câu hỏi theo dõi doanh nghiệp và công ty động trong các quyết định chiến lược.Khả năng bảo mật vô thuộc chặt chẽ: Phần mềm thống trị nhân sự có kĩ năng phân quyền cao trong các công việc như phân người công nhân sự tiến hành công việc, phân quyền dự án (cho phép những cá thể liên quan cũng như có dịch vụ được quyền xem cùng chỉnh sửa).Lưu trữ dữ liệu đúng chuẩn và chặt chẽ: Dữ liệu về đội hình nhân sự được lưu lại trữ hoàn toàn trên ứng dụng HRM, điều này không chỉ giúp nhà quản lý phân loại, tìm và lọc hồ nước sơ nhanh chóng hơn, mà còn khiến cho hạn chế việc sử dụng giấy tờ (paperless).Nền tảng mạnh mẽ mẽ bảo vệ phù phù hợp với mọi doanh nghiệp: không giống như Excel lúc chỉ tương xứng với những doanh nghiệp nhỏ lẻ với dễ chạm chán khó khăn khi phải xử lý số lượng lớn dữ liệu, thì các phần mềm HRM được cho phép nhiều người tiêu dùng truy cập cùng một thời điểm cơ mà vẫn bảo vệ tính ổn định.

3 Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự rất được yêu thích nhất sinh sống Việt Nam

1Office


1Office là phương án phần mượt quản trị doanh nghiệp lớn được phân tích và cải tiến và phát triển dựa trên phương pháp tư duy khoa học, xuyên thấu kết hợp với nền tảng technology hiện đại, đảm bảo an toàn thống nhất, nghiêm ngặt và toàn diện.

Ưu điểm: Giúp cung cấp một chiến thuật phần mượt quản lý, chế tạo lập môi trường thao tác làm việc trực tuyến trên Internet. Bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn và biến đổi nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, khách hàng, Công việc, tởm doanh, Truyền thông. 1Office được thiết kế, xây dựng hoàn toàn trên nền tảng technology điện toán đám mây, rất có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp tiện lợi và gấp rút để thông qua đó giúp cho bạn làm bài toán mọi lúc, phần đông nơi chỉ cách một máy được liên kết mạng Internet.

Nhược điểm: mặc dù cho thỏa mãn nhu cầu khá không thiếu các tính năng tuy nhiên độ sâu sát của 1Office đến từng tinh vi là chưa tương ứng, đặc biệt ở mảng marketing, CRM cùng khách hàng. Một đặc điểm khác là ứng dụng của 1Office thiếu bảng dashboard để hoàn toàn có thể theo dõi một phương pháp tổng thể, khiến cho người cần sử dụng đôi khi chạm mặt khó khăn trong bài toán sử dụng. Không dừng lại ở đó nữa, giá thành của ứng dụng này là kha khá cao.

chuyensuamayphotocopy.vn


chuyensuamayphotocopy.vn là ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp lớn ERP được sản xuất trên Odoo – phần mềm ERP danh tiếng thế giới.

Ưu điểm:

Giải pháp toàn diện: tất cả nhiều giải pháp quản trị quan trọng cho 1 doanh nghiệp, tích hợp thuộc trên một hệ thống.Chi phí thực hiện thấp: Dựa trên căn cơ mã nguồn mở, chuyensuamayphotocopy.vn được cho phép doanh nghiệp thực thi với chi phí ban đầu thấp rộng so với các nền tảng khác.Dễ không ngừng mở rộng nền tảng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với bên thứ tía (dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…) để tùy chỉnh thiết lập ứng dụng sẵn có.Giao diện dễ sử dụng: Với hình ảnh kéo thả tương thích cho cả website với điện thoại, chuyensuamayphotocopy.vn giúp tín đồ dùng dễ dàng sử dụng trên những thiết bị không giống nhau.

Đặc biệt hơn, doanh nghiệp có thể trải nghiệm ứng dụng miễn phí trong tầm 15 ngày với những phân hệ nổi bật như cai quản dự án, CRM, quản lý bán hàng cùng như module khác. Đăng ký trải nghiệm tại trên đây nhé: https://chuyensuamayphotocopy.vn/bang-gia-chuyensuamayphotocopy.vn/

Misa Amis


Phần mềm làm chủ doanh nghiệp Amis trong số những nhà tiên phong đầu tiên trong việc áp dụng trí tuệ nhân tạo để mang về những trải nghiệm vô cùng mới lạ cho khách hàng. Nhờ áp dụng trí tuệ nhân tạo một bí quyết thông minh, phần mềm này đã mang đến những kỹ năng tối ưu cùng được áp dụng thịnh hành cho các lĩnh vực.

Ưu điểm:

Kết nối trực tiếp với các sàn tuyển chọn dụng, mạng làng mạc hội, website tuyển dụng để đăng bài và tích lũy hồ sơ, cải thiện hiệu quả làm chủ nhân sự.Kết nối thẳng với cơ sở BHXH nhằm cán bộ nhân sự hoàn toàn có thể kê khai thông tin BHXH tại doanh nghiệp.Liên kết thông tin giữa những phân hệ không giống nhau trong phần mềm: Kế toán, bán hàng, cai quản điều hành…Thực hiện tại việc cai quản nhân sự trường đoản cú xa cùng với nền tảng technology hiện đại, tài liệu được lưu trữ trên Cloud.

Nhược điểm: cũng tương tự phần phệ các phần mềm ERP khác, Misa Amis cũng có ngân sách vận hành tương đối tốn kém. ở bên cạnh đó, đề xuất nhiều thời hạn để thực hiện cho toàn thể một hệ thống để đáp ứng cho nhiều yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Hơn thế nữa nữa, kỹ năng tương thích với khá nhiều thiết bị khác biệt của ứng dụng vẫn còn hạn chế.

Xem thêm: Bài Tập Word Form Nâng Cao Có Đáp Án, Bài Tập Word Form Nâng Cao (Có Đáp Án), Test 18

Kết luận

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những yếu tố chủ yếu nhất trong vấn đề quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dù thực hiện Excel hay một phần mềm quản lí lí hiện đại nào đi nữa, các bạn phải luôn luôn nắm rõ những thông tin cần để ý và xử lý chúng để đạt được hiệu quả cao nhất.