QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN BẰNG EXCEL

     

Từ lâu câu hỏi quản lý nhân sự bởi Excel đã trở đề xuất quá phổ biến tại những công ty, công ty từ nhỏ đến lớn. Mặc dù có gần như điều “bất ngờ” mà bạn chưa từng biết đến về hình thức quản lý “tên tuổi” này.

Bạn đang xem: Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel

Quản lý nhân sự bằng Excel với ưu nhược điểm

Quản lý nhân sự bằng Excel là gì? Đó là việc quản lý tất tần tật thông tin, hồ sơ nhân sự bao gồm: mã nhân viên, họ với tên, cỗ phận, địa chỉ công việc, mô hình nhân sự…. Trong công ty trên phần mềm Excel (phần mượt miễn phí của Microsoft Office).

*

Quản lý nhân sự bằng ứng dụng Excel được ứng dụng phổ biến ở số đông các doanh nghiệp lớn với mục tiêu tổng hợp, theo dõi và quản lý nhân viên.

Hãy thuộc xem nó bao gồm ưu và nhược điểm gì.

Ưu điểm

Là 1 phần mềm của Microsoft Office phải Excel chất nhận được bạn dùng trọn vẹn miễn phí mà không nhất thiết phải trả bất kể một khoản ngân sách nào.File Excel giúp lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chi tiết, đúng mực hơn tương đối nhiều so với cách thức truyền thống trên giấy tờ. Hơn nữa, trên đây còn có khá nhiều biểu chủng loại về nhân sự cho mình lựa chọn.Thông qua các file thống trị trên Excel, nhân viên hoàn toàn có thể theo dõi, đối chiếu, so sánh kết quả, thông tin, tài liệu báo cáo…..Excel cũng là 1 phần mềm văn phòng phổ cập nên sử dụng không thật phức tạp nhưng mà vẫn rất cần được học vừa đủ các kỹ năng sử dụng Excel cơ bản để thực hiện thành thạo.Ngoài ưu điểm tiết kiệm bỏ ra phí, làm chủ nhân sự bằng Excel khiến cho bạn tiết kiệm thời gian, công sức nhiều hơn so với phương pháp thức thủ công truyền thống.

Nhược điểm

Tuy rằng quản lý nhân sự bằng Excel có vô cùng nhiều ưu thế nổi nhảy nhưng ko thể không đồng ý rằng: Khoa học công nghệ ngày càng cách tân và phát triển đã tạo nên ra rất nhiều phát hiện tại mới, nhu cầu của con người ngày tăng vọt theo biến động của làng mạc hội. Chính vì thế cơ mà biểu chủng loại Excel ngày càng bộc lộ rõ yếu điểm của mình.

Dữ liệu phân tán, khó thanh tra rà soát tổng thể

Chắc những doanh nghiệp sẽ biết tài liệu trên Excel được phân đống ý nhiều file khác biệt chứ ko tập trung vào một trong những file độc nhất định. Vấn đề này gây phiền phức cho việc tổng hợp tài liệu để làm báo cáo toàn diện và ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định nhanh chóng của ban lãnh đạo.

*

Không bảo mật, tiềm tàng mối nguy hại 

Rõ ràng Excel không thực sự bảo mật, nó không tồn tại mục nào được phân quyền dành riêng riêng cho những người quản lý. Mang dù chúng ta có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn không chắc chắn rằng bảo mật dữ liệu 100%. Vào trường hợp đang đặt mật khẩu, nếu như quên sẽ tương đối khó lấy lại.

Thử tưởng tượng xem, nếu tin tức cá nhân, nấc lương thưởng, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH… của nhân viên cấp dưới bị thất thoát ra phía bên ngoài thì sẽ như vậy nào? Hậu quả khó khăn mà lường hết được.

Xem thêm: Trong Các Hiện Tượng Nào Không Liên Quan Đến Sự Nóng Chảy, Trong Các Hiện Tượng Sau Đây, Hiện Tượng Nào

Khả năng tích hợp kém

Vì là phần mềm lâu lăm nên Excel quan trọng tích hợp những công cụ cung ứng khác: ứng dụng chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI, phần mềm thống trị tài sản, phần mềm cai quản hệ thống….. Trong khi phần mềm – ứng dụng quản lý nhân sự văn minh hoàn toàn làm cho được điều này.

Ngay cả với những dụng cụ phổ biến hơn như đồng hồ, định kỳ biểu, gmail thì Excel cũng ko thể kết nối được.

Dễ tạo ra sai sót bởi làm việc của nhỏ người

Đối cùng với việc thống trị nhân sự bên trên Excel, con bạn là yếu ớt tố đặc trưng nhất quyết định tất cả từ bài toán nhập liệu tới kiếm tìm kiếm, sao chép, chỉnh sửa, soát soát….Mọi thứ các được thực hiện bằng phương thức thủ công.

Và vày con người làm thủ công nên rất dễ khiến cho ra không đúng sót. Chưa tính nếu không ít người cùng thao tác, cùng truy cập, cùng chỉnh sửa trên một tệp tin Execl thì sẽ vắt nào? Sự chũm là bài toán khó kị khỏi.

Không thể không ngừng mở rộng khi tăng quy mô

Doanh nghiệp cần ngày càng béo mạnh, số lượng nhân viên càng ngày lớn, luồng tài liệu khổng lồ….. Mang lại nên làm chủ nhân sự bởi biểu mẫu Excel truyền thống lịch sử gần như là rất khó.

Một file cai quản hồ sơ nhân sự bằng Excel tất cả những gì?

Ngoài những tin tức cơ bản trong list nhân sự thì trong file làm chủ Excel phải chứa không hề thiếu thông tin về trình độ chuyên môn học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng phụ cung cấp và các loại giấy tờ theo nguyên tắc của pháp luật.

*

Cụ thể, sẽ bao hàm những tin tức sau:

– Mã nhân viên: từng nhân viên sẽ có riêng cho doanh nghiệp một mã số cố định và không xẩy ra trùng với người khác. Sau khi nhân viên kia nghỉ việc, mã số đó buộc phải được giữ lại nguyên, không nên gán cho người khác.

– Họ với tên: Nguyễn Văn A, Hoàng Thị B, Đỗ Khánh C…..)

– bộ phận, chống ban: chống Marketing, chống Hành chính, chống Kế toán…..)

– loại hình nhân sự: BOD, Leader, quản lý, nhân viên…

– vị trí công việc: Là địa chỉ mà nhân viên đang đảm nhận, ví dụ: chuyên viên sales cấp độ 1, chuyên viên sales level 2

– loại hình làm việc: Full time, parttime, cộng tác viên, thời vụ…

– đại lý làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, trụ sở 2…

– những loại giấy tờ cần thiết khác: bản sao công bệnh CMTND hoặc thẻ CCCD, bản sao giấy khai sinh bao gồm công chứng, phiên bản sao công chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công triệu chứng bằng xuất sắc nghiệp……

Ngoài ra, buộc phải kết hợp hồ sơ nhân sự với một vài biểu mẫu mã nhân sự Excel không giống như:

– file Excel thống trị danh sách nhân sự tổng quan

– file Excel thống trị hợp đồng

– tệp tin Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới

– tệp tin Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc

– file Excel theo dõi dịch chuyển tiền lương của nhân sự

Phần kết:

Qua nội dung bài viết này độc giả đã biết quản lý nhân sự bằng Excel có những ưu điểm yếu gì với cũng biết được một file cai quản hồ sơ nhân sự bên trên Excel tất cả những tin tức gì đúng không ạ nào? Nếu vẫn còn đó băn khoăn, hãy comment xuống dưới để được cửa hàng chúng tôi giải đáp ngay nhé.

Xem thêm: Những Câu Nói Hay Về Trẻ Thơ, Ký Ức Đẹp Đẽ, Stt Hay Về Tuổi Thơ Dữ Dội, Bầu Trời Ký Ức Đẹp Đẽ

chuyensuamayphotocopy.vn – chiến thuật quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự thứ nhất tại Việt Nam

chuyensuamayphotocopy.vn là giải pháp SaaS giúp cho các doanh nghiệp cải thiện hiệu trái quản trị và cải cách và phát triển tổ chức dựa trên nền tảng công nghệ. chuyensuamayphotocopy.vn sở hữu các tính năng khá nổi bật như:

– Chấm công thông minh

– làm chủ nhân sự

– Tính lương 

– làm chủ hồ sơ nhân viên

– media nội bộ 

*

Chúng tôi từ bỏ hào đã sát cánh đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp lớn Việt trên hành trình quản trị vào thời đại 4.0. Cùng với sự cải tiến không ngừng, chuyensuamayphotocopy.vn luôn luôn sẵn sàng đưa đến một giải pháp quản trị nhân sự thực hiện dễ dàng, xúc tiến thuận tiện, về tối ưu đưa ra phí, phù hợp với mọi mô hình và bài bản doanh nghiệp, trong cả doanh nghiệp nhỏ và vô cùng nhỏ.

Hãy nhằm chuyensuamayphotocopy.vn sát cánh đồng hành cùng quý khách hàng trên hành trình dài số hóa doanh nghiệp & quản trị nhân sự 4.0